Datenschutzerklärung – Autorenportal

1. Verantwortlicher

Verlagsregister.com – ein Service der Plenty Media GmbH
Nelkenstr. 12, 86920 Denklingen, Deutschland
Amtsgericht München HRB 230665 | USt-IdNr. DE310024153
info@verlagsregister.com

2. Zweck und Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Autorenportals unter portal.verlagsregister.com sowie der Einreichung von Manuskripten über Verlagsregister. Sie gilt ausschließlich für registrierte Autor:innen und Bewerber:innen.

3. Kategorien personenbezogener Daten

• Kontodaten: Name, E‑Mail‑Adresse, Passwort (verschlüsselt), Registrierungs- und Logindaten.
• Profil- und Kommunikationsdaten: optionale Angaben (z. B. Kurzvita), Nachrichten an Verlage bzw. an uns.
• Manuskriptbezogene Daten: Titel, Genres, Exposé, Statusangaben, Dateiuploads (z. B. PDF/DOC), Änderungsverläufe, Freigaben.
• Technische Daten: IP‑Adresse (gekürzt/anonymisiert, soweit möglich), Zeitstempel, User-Agent, Portalnutzung (nur für den sicheren Betrieb, keine Tracking-Profile).

4. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

• Nutzerkonto & Portalbetrieb (Registrierung, Login, Verwaltung des Manuskripts, Freigaben): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/Vorvertragliches Verhältnis).
• Kommunikation mit Autor:innen und – nach Freigabe – mit Verlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• IT‑Sicherheit & Missbrauchsprävention (Server-Logfiles, Fehlerprotokolle, Zugriffskontrollen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern anwendbar.

5. Hosting, Infrastruktur & Empfänger

Das Autorenportal und die zugehörige API werden in der EU betrieben. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel auf Servern in der EU-Zone (Railway, Region EU).

• Portal: portal.verlagsregister.com (Web-App, Login, Dashboard).
• API: publisher-api-v1-eu.plenty.services – Go‑Anwendung im gleichen Environment wie die Homepage (Railway EU).
• CDN: BunnyCDN zur Auslieferung statischer Inhalte (EU/EWR‑PoPs).
• Interne Empfänger: befugte Mitarbeitende der Plenty Media GmbH (Support/Administration).
• Externe Empfänger (Verlage): nur nach ausdrücklicher Freigabe durch die Autorin/den Autor erhalten ausgewählte Verlage Zugriff auf die dafür freigegebenen Manuskriptunterlagen und Kontaktdaten.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR ist nicht beabsichtigt. Sollte dies im Einzelfall erforderlich werden (z. B. bei Supportprozessen), stellen wir geeignete Garantien sicher (Art. 46 DSGVO, Standardvertragsklauseln) und informieren gesondert.

6. Zugriff & Freigabemechanik

Verlage können Manuskriptinhalte und Kontaktdaten erst einsehen, nachdem die Autorin/der Autor dies im Portal explizit freigegeben hat. Die Freigabe kann für einzelne Verlage, ausgewählte Informationen oder Zeiträume erteilt und jederzeit im Portal widerrufen werden (wirken für die Zukunft).

7. Cookies & lokale Speicherung

Für die Anmeldung und den sicheren Betrieb setzen wir technisch notwendige Mechanismen ein (z. B. Session‑Cookies und/oder Token‑Speicherung im lokalen Speicher). Diese sind erforderlich, um den Login‑Status zu verwalten, CSRF zu verhindern und Funktionen des Portals bereitzustellen. Es kommen keine Tracking‑ oder Marketing‑Cookies zum Einsatz.

8. Server‑Logfiles & Fehlerprotokolle

Beim Zugriff auf das Portal werden automatisch technische Informationen verarbeitet (z. B. IP‑Adresse in anonymisierter/gekürzter Form, Datum/Uhrzeit, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem). Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich und werden – soweit möglich – anonymisiert und nach kurzer Zeit gelöscht bzw. aggregiert.

9. Speicherdauer & Löschung

• Nutzerkonto & Portalinhalte: bis zur Löschung des Kontos oder bis der Zweck entfällt; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
• Manuskriptdateien: bis zum Löschen im Portal durch die Autorin/den Autor oder durch uns nach Zweckfortfall bzw. nach Konto‑Löschung.
• Protokolldaten: kurze Speicherfristen für Betrieb/Sicherheit; anschließend Löschung oder Anonymisierung.

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der Kontodaten und der Manuskriptinformationen ist für die Nutzung des Portals und die Einreichung erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Nutzerkonto eingerichtet und kein Manuskript verwaltet oder an Verlage freigegeben werden.

11. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine E‑Mail an info@verlagsregister.com.

12. Datensicherheit

Wir verwenden TLS/SSL‑Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskonzepte und Beschränkungen nach dem Need‑to‑know‑Prinzip. Zugriffe werden protokolliert und regelmäßig überprüft. Uploads werden in der EU verarbeitet und nur gemäß Freigabe sichtbar gemacht.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Portals, der Verarbeitungen oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Version auf dieser Seite.