Datenschutzerklärung – Autorenportal

1. Verantwortlicher

Verlagsregister.com – ein Service der Plenty Media GmbH
Nelkenstr. 12, 86920 Denklingen, Deutschland
Amtsgericht Augsburg HRB 34913 | USt-IdNr. DE310024153
Geschäftsführer Jan Mark
info@verlagsregister.com

2. Zweck und Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Autorenportals unter portal.verlagsregister.com, der Einreichung und Verwaltung von Manuskripten über Verlagsregister sowie der Nutzung optionaler KI-gestützter Funktionen, insbesondere Precheck, Exposé-Unterstützung, Manuskriptanalyse und Verlagsvorschläge. Sie gilt für registrierte Autor:innen sowie für Personen, die den vorgeschalteten Manuskript-Precheck und die Vorregistrierung nutzen.

Der vorgeschaltete Precheck wird auf der Landingpage bewusst gestartet; weitere Mentor-Funktionen werden entsprechend dem bestätigten Ablauf im Autorenportal ausgeführt. Bei einer direkten Verlagseinreichung kann die Autorin/der Autor zusätzlich und freiwillig erlauben, dass der ausgewählte Verlag freigegebene Manuskript- und Exposé-Inhalte KI-gestützt analysieren lässt. Ohne diese gesonderte Einwilligung findet keine durch den Verlag veranlasste KI-Analyse statt.

3. Kategorien personenbezogener Daten

• Kontodaten: Name, Geburtsdatum, E‑Mail‑Adresse, Passwort (verschlüsselt), Registrierungs- und Logindaten.
• Profil- und Kommunikationsdaten: optionale Angaben (z. B. Kurzvita), Nachrichten an Verlage bzw. an uns.
• Manuskriptbezogene Daten: Titel, Genres, Exposé, Statusangaben, Dateiuploads (z. B. PDF/DOCX), Änderungsverläufe, Freigaben.
• KI-verarbeitete Inhalte und Analyseergebnisse: Inhalte aus Manuskriptdateien, Exposé-Feldern, Leseproben, Genreangaben und sonstigen Projektinformationen, soweit diese für Precheck oder Mentor-Funktionen verwendet werden; außerdem daraus erzeugte Analyseergebnisse, Exposé-Vorschläge, Bewertungen und Verlagsvorschläge.
• Technische Daten: IP‑Adresse, pseudonyme HMAC-Hashes von IP- und E-Mail-Adresse, Dokument-Hash, Zeitstempel, User-Agent, Portalnutzung, Jobstatus und Fehlerprotokolle (für sicheren Betrieb und Missbrauchsschutz, keine Tracking-Profile).

4. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

• Nutzerkonto & Portalbetrieb (Registrierung, Login, Verwaltung des Manuskripts, Freigaben): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/Vorvertragliches Verhältnis).
• Kommunikation mit Autor:innen und – nach Freigabe – mit Verlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• KI-gestützter Precheck und Mentor-Funktionen wie Manuskriptanalyse, Exposé-Unterstützung und Verlagsvorschläge: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der ausdrücklich auf der Landingpage oder im Portal angeforderten Funktion erforderlich ist.
• Vom ausgewählten Verlag veranlasste KI-Analyse einer Direkteinreichung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage deiner freiwilligen, projektbezogenen Einwilligung. Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• IT‑Sicherheit & Missbrauchsprävention (Server-Logfiles, Fehlerprotokolle, Zugriffskontrollen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).
• Produktverbesserung und Fehleranalyse in aggregierter oder, soweit möglich, anonymisierter Form: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Stabilität und Weiterentwicklung des Portals).
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern anwendbar.

5. Hosting, Infrastruktur & Empfänger

Das Autorenportal und die zugehörige API werden grundsätzlich in der EU betrieben. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel auf Servern in der EU-Zone (Railway, Region EU).

• Portal: portal.verlagsregister.com (Web-App, Login, Dashboard).
• API: publisher-api-v1-eu.plenty.services – Go‑Anwendung im gleichen Environment wie die Homepage (Railway EU).
• CDN: BunnyCDN zur Auslieferung statischer Inhalte (EU/EWR‑PoPs).
• KI-Dienstleister: Für optionale KI-gestützte Funktionen können Inhalte und Metadaten an einen spezialisierten KI-Dienstleister, derzeit OpenAI Ireland Ltd. bzw. verbundene OpenAI-Unternehmen, übermittelt und dort im Auftrag verarbeitet werden. Dies betrifft nur Inhalte, die für die jeweils aktiv angeforderte Funktion erforderlich sind.
• Interne Empfänger: befugte Mitarbeitende der Plenty Media GmbH (Support/Administration), soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheit oder Fehleranalyse erforderlich ist.
• Externe Empfänger (Verlage): nur nach ausdrücklicher Freigabe durch die Autorin/den Autor erhalten ausgewählte Verlage Zugriff auf die dafür freigegebenen Manuskriptunterlagen und Kontaktdaten.

Wir setzen Dienstleister nach Möglichkeit auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen ein. Für KI-gestützte Funktionen können je nach eingesetztem Dienstleister und technischer Konfiguration auch Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR oder Zugriffe aus Drittländern nicht ausgeschlossen werden. Soweit dies geschieht, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO und ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Nach Angaben des derzeit eingesetzten KI-Dienstleisters werden API-Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle verwendet, sofern kein ausdrückliches Opt-in erfolgt. API-Inhalte können zur Bereitstellung des Dienstes, zur Missbrauchsprüfung und aus Sicherheitsgründen temporär verarbeitet und gespeichert werden, regelmäßig bis zu 30 Tage, soweit keine abweichende Vereinbarung oder technische Konfiguration gilt.

6. Zugriff & Freigabemechanik

Verlage können Manuskriptinhalte und Kontaktdaten erst einsehen, nachdem die Autorin/der Autor dies im Portal explizit freigegeben hat. Die Freigabe kann für einzelne Verlage, ausgewählte Informationen oder Zeiträume erteilt und jederzeit im Portal widerrufen werden (wirken für die Zukunft).

KI-gestützte Funktionen führen nicht automatisch zu einer Freigabe oder Übermittlung an Verlage. Eine Weitergabe an Verlage erfolgt nur über eine gesonderte, ausdrücklich durch die Autorin/den Autor ausgelöste Freigabe- oder Einreichfunktion.

7. KI-gestützte Funktionen im Autorenportal

Auf der Landingpage und im Autorenportal können KI-gestützte Funktionen genutzt werden, insbesondere ein Precheck des Manuskripts, Unterstützung bei der Erstellung oder Optimierung eines Exposés, eine Manuskriptanalyse sowie Verlagsvorschläge. Diese Funktionen werden erst ausgeführt, wenn die Autorin/der Autor sie im jeweiligen Ablauf ausdrücklich startet oder bestätigt.

Dabei können die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte verarbeitet werden, zum Beispiel Manuskripttext, Leseprobe, Exposé-Angaben, Genreangaben, Titel, Kurzbeschreibung und technische Jobdaten. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Bereitstellung der angeforderten Analyse- und Unterstützungsfunktion.

Bei einer Direkteinreichung kann der ausgewählte Verlag – nur nach deiner gesonderten Einwilligung und sofern er eine entsprechende Funktion nutzt – eine KI-gestützte Analyse der für ihn freigegebenen Inhalte veranlassen. Sie soll dem Verlag helfen, Inhalt und Passung zum Verlagsprogramm schneller zu erfassen und die Einreichung zügiger zu bearbeiten und zu beantworten. Die Einreichung selbst bleibt auch ohne diese Einwilligung möglich.

Die Ergebnisse werden automatisiert erzeugt und können unvollständig, fehlerhaft oder veraltet sein. Verlagsvorschläge stellen keine Zusage eines Verlags und keine Veröffentlichungsgarantie dar. Einreichbedingungen sollten vor einer Kontaktaufnahme stets auf der Website des jeweiligen Verlags geprüft werden.

8. Automatisierte Entscheidungen

Die KI-gestützten Funktionen treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Ergebnisse dienen Autor:innen und – bei gesondert erlaubten Analysen einer Direkteinreichung – dem ausgewählten Verlag ausschließlich als Orientierungshilfe. Verlegerische Entscheidungen trifft immer ein Mensch; insbesondere erfolgen keine automatischen Absagen.

9. Cookies & lokale Speicherung

Für die Anmeldung und den sicheren Betrieb setzen wir technisch notwendige Mechanismen ein (z. B. Session‑Cookies und/oder Token‑Speicherung im lokalen Speicher). Diese sind erforderlich, um den Login‑Status zu verwalten, CSRF zu verhindern und Funktionen des Portals bereitzustellen. Es kommen keine Tracking‑ oder Marketing‑Cookies zum Einsatz.

10. Server‑Logfiles & Fehlerprotokolle

Beim Zugriff auf das Portal werden automatisch technische Informationen verarbeitet (z. B. IP‑Adresse in anonymisierter/gekürzter Form, Datum/Uhrzeit, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem, aufgerufene Funktionen, Jobstatus und Fehlermeldungen). Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich und werden – soweit möglich – anonymisiert und nach kurzer Zeit gelöscht bzw. aggregiert.

11. Speicherdauer & Löschung

• Nutzerkonto & Portalinhalte: bis zur Löschung des Kontos oder bis der Zweck entfällt; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
• Manuskriptdateien: bis zum Löschen im Portal durch die Autorin/den Autor oder durch uns nach Zweckfortfall bzw. nach Konto‑Löschung.
• KI-Analyseergebnisse und Jobdaten: Speicherung im Nutzerkonto, solange das Manuskript oder Nutzerkonto besteht oder bis die Autorin/der Autor die betreffenden Inhalte löscht; technische Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich sind.
• Nicht bestätigte Vorregistrierungen: Der Bestätigungslink ist 48 Stunden gültig. Danach werden temporäre Vorregistrierung, Manuskriptdatei und zugehörige Precheck-Jobs im regelmäßigen Bereinigungslauf entfernt.
• Precheck-Schutzeinträge: pseudonyme HMAC- und Dokument-Hashes werden nach 48 Stunden regelmäßig gelöscht.
• Protokolldaten: kurze Speicherfristen für Betrieb/Sicherheit; anschließend Löschung oder Anonymisierung.

12. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der Kontodaten und der Manuskriptinformationen ist für die Nutzung des Portals und die Einreichung erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Nutzerkonto eingerichtet und kein Manuskript verwaltet oder an Verlage freigegeben werden.

Die Nutzung KI-gestützter Funktionen ist freiwillig. Ohne die Verarbeitung der dafür erforderlichen Inhalte können Precheck, Exposé-Unterstützung, Manuskriptanalyse oder Verlagsvorschläge jedoch nicht bereitgestellt werden. Eine direkte Verlagseinreichung ist auch ohne Einwilligung in eine vom Verlag veranlasste KI-Analyse möglich; lediglich diese zusätzliche Analyse und Bewertung steht dem Verlag dann für das betreffende Projekt nicht zur Verfügung.

13. Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine E‑Mail an info@verlagsregister.com.

14. Datensicherheit

Wir verwenden TLS/SSL‑Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskonzepte und Beschränkungen nach dem Need‑to‑know‑Prinzip. Zugriffe werden protokolliert und regelmäßig überprüft. Uploads und Portalinhalte werden nur gemäß den beschriebenen Zwecken verarbeitet und nur gemäß Freigabe sichtbar gemacht.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen des Portals, der eingesetzten KI-Funktionen, der Dienstleister, der Verarbeitungen oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Version auf dieser Seite.