Datenschutzhinweise zur KI-gestützten Verarbeitung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung ist Verlagsregister.com, ein Service der Plenty Media GmbH, Nelkenstr. 12, 86920 Denklingen, Deutschland. Du erreichst uns per E-Mail unter info@verlagsregister.com.

2. Wann gilt dieser Hinweis?

Dieser Hinweis gilt, wenn du im Autorenportal eine KI-gestützte Funktion aktiv startest oder bestätigst. Dazu gehören insbesondere:

• die technische Dokumentprüfung vor der Aktivierung von Mentor Beta,
• die KI-gestützte Erstellung oder Optimierung deines Exposés,
• die Analyse deines Manuskripts oder deiner Projektangaben,
• die vorbereitende Erkennung passender Genres und die Bildung interner Bewertungs- und Passungswerte,
• die Ermittlung, Begründung und Sortierung passender Verlagsvorschläge.

3. Welche Daten können verarbeitet werden?

Je nach Funktion können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Manuskriptdateien oder daraus extrahierte Textauszüge,
• Titel, Arbeitstitel, Genre, Umfang, Projektstatus und Serienpotential,
• Exposé-Felder wie Logline, Kurzbeschreibung, Synopsis, Figuren, Zielgruppe, Vergleichstitel oder Leseprobe,
• technische Informationen zur Verarbeitung, zum Beispiel Dateityp, Jobstatus, Fehlermeldungen und Zeitstempel,
• KI-Ergebnisse wie Vorschläge, Bewertungen, Begründungen, Exposé-Entwürfe und Verlagsvorschläge,
• interne Analysewerte wie erkannte Genres, Genre-Gewichtungen, Passungsmerkmale sowie Qualitäts- bzw. Eignungsscores für das jeweilige Projekt.

Es werden nur die Inhalte verarbeitet, die für die jeweils aktiv angeforderte Funktion erforderlich sind.

4. Wofür werden diese Daten verarbeitet?

• um zu prüfen, ob dein Dokument technisch ausgelesen und verarbeitet werden kann,
• um Exposé-Texte zu erstellen, zu bewerten oder zu verbessern,
• um Manuskriptmerkmale wie Genre, Tonalität, Zielgruppe oder Projektstand einzuschätzen,
• um interne Bewertungs-, Qualitäts- und Passungswerte zu bilden,
• um passende Verlagsvorschläge auf Basis deines Projekts und kuratierter Verlagsdaten zu erzeugen, zu begründen und zu sortieren,
• um dein Projekt bei passenden Suchprofilen, Anfragen oder Vorschlagsfunktionen im Verlagsnetzwerk berücksichtigen zu können, soweit du entsprechende Netzwerkfunktionen nutzt oder freigibst,
• um technische Fehler zu erkennen, Missbrauch zu verhindern und das Portal stabil zu betreiben.

5. Interne Analysewerte, Scores und Matching

Wenn du Mentor Beta aktivierst, kann dein Manuskript automatisiert vorbereitet und analysiert werden. Dabei können insbesondere passende Genres, thematische Merkmale, formale und inhaltliche Qualitätsindikatoren sowie interne Bewertungs- und Passungswerte gebildet werden. Dazu kann auch ein interner Qualitäts- bzw. Eignungsscore für dein Projekt gehören.

Diese Werte dienen dazu, passende Verlagsvorschläge für dich zu erzeugen, die Qualität und Reihenfolge der Vorschläge zu verbessern und dein Projekt bei passenden Suchprofilen, Anfragen oder Vorschlagsfunktionen im Verlagsnetzwerk berücksichtigen zu können.

Der interne Qualitäts- bzw. Eignungsscore ist keine verbindliche Bewertung deines Werks, keine Aussage über literarischen Wert, Marktchancen oder Veröffentlichungschancen und keine Entscheidung eines Verlags. Er dient ausschließlich der technischen Sortierung, Priorisierung und Passungsbewertung innerhalb der Mentor- und Netzwerkfunktionen.

6. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung zur Bereitstellung der von dir aktiv angeforderten Mentor-Beta-Funktionen erfolgt in der Regel auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil sie zur Durchführung der von dir genutzten Portal- und Mentor-Funktionen erforderlich ist. Die Verarbeitung technischer Protokolle zur Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Bestätigung dieser Hinweise im Portal dient der transparenten Information und Dokumentation. Soweit für einzelne Funktionen später eine Einwilligung erforderlich sein sollte, wird diese gesondert abgefragt.

7. KI-Dienstleister und mögliche Drittlandverarbeitung

Für KI-gestützte Funktionen können Inhalte und Metadaten an einen spezialisierten KI-Dienstleister übermittelt werden, derzeit OpenAI Ireland Ltd. bzw. verbundene OpenAI-Unternehmen. Dies betrifft nur Inhalte, die für die jeweilige Funktion erforderlich sind.

Je nach technischer Bereitstellung können Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR oder Zugriffe aus Drittländern nicht ausgeschlossen werden. Soweit dies geschieht, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln und ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Nach Angaben des derzeit eingesetzten KI-Dienstleisters werden API-Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle verwendet, sofern kein ausdrückliches Opt-in erfolgt. API-Inhalte können zur Bereitstellung des Dienstes, zur Missbrauchsprüfung und aus Sicherheitsgründen temporär verarbeitet und gespeichert werden.

8. Sichtbarkeit im Verlagsnetzwerk und keine automatische Manuskript- oder Kontaktweitergabe

Die Nutzung der Dokumentprüfung oder anderer KI-Funktionen führt nicht dazu, dass dein Manuskript oder deine Kontaktdaten automatisch an Verlage weitergegeben werden. Eine Weitergabe deines Manuskripts, deiner vollständigen Analyseergebnisse oder deiner Kontaktdaten an Verlage erfolgt nur, wenn du im Portal eine entsprechende Einreichung, Kontaktfreigabe oder Manuskriptfreigabe aktiv bestätigst.

Wenn ein Mentor-Paket aktiv ist und du ein Exposé-PDF erzeugst oder Verlagsvorschläge erstellen lässt, kann dein Projekt standardmäßig im Verlagsnetzwerk sichtbar werden. Das Projekt erhält dabei im Portal den Status „öffentlich“ bzw. „public“. In diesem Status können teilnehmende Verlage bestimmte Exposé- und Projektinformationen einsehen, die zur Einschätzung der Passung erforderlich sind. Dazu können insbesondere Titel, Genre, Umfang, Projektstatus, Logline, Kurzbeschreibung, Synopsis, Zielgruppe, Vergleichstitel und weitere von dir hinterlegte Exposé-Angaben gehören.

Du kannst die Sichtbarkeit deines Projekts im Portal jederzeit manuell auf „privat“ umstellen. Bei privater Sichtbarkeit wird dein Projekt nicht mehr allgemein im Verlagsnetzwerk angezeigt oder für allgemeine Projektvorschläge an Verlage berücksichtigt, soweit keine gesonderte Einreichung oder Freigabe durch dich erfolgt.

Interne Analysewerte, erkannte Genres, Qualitäts- oder Passungswerte können verwendet werden, um dein Projekt passenden Verlagen vorzuschlagen, Vorschläge zu sortieren oder innerhalb des Verlagsnetzwerks zu priorisieren. Verlage erhalten dadurch jedoch nicht automatisch Zugriff auf dein Manuskript, deine Kontaktdaten oder vollständige interne Analyseergebnisse. Welche Projektinformationen Verlagen sichtbar werden, richtet sich nach dem jeweils aktuellen Sichtbarkeitsstatus deines Projekts und deinen gesonderten Freigaben im Portal.

9. Keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung

Die KI-gestützten Funktionen treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung. Interne Scores und Bewertungen dienen als Hilfswerte für Matching, Sortierung und Vorschlagslogik. Sie entscheiden nicht automatisch über Veröffentlichung, Vermittlung, Kontaktaufnahme oder eine Annahme durch einen Verlag. Du entscheidest selbst, ob du Vorschläge nutzt, Texte übernimmst oder Verlage kontaktierst.

10. Speicherdauer und Löschung

KI-Ergebnisse, interne Analysewerte, Genre-Zuordnungen, Scores und Jobdaten werden in deinem Nutzerkonto bzw. projektbezogen gespeichert, solange dein Projekt oder Nutzerkonto besteht oder bis sie gelöscht werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Technische Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich sind.

Einzelne Projekte kannst du im Portal löschen. Wenn du dein vollständiges Autorenkonto löschen lassen möchtest, sende eine E-Mail an info@verlagsregister.com.

11. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zur Wahrnehmung deiner Rechte genügt eine E-Mail an info@verlagsregister.com.

12. Verhältnis zur allgemeinen Datenschutzerklärung

Diese Hinweise ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung für das Autorenportal . Dort findest du weitere Informationen zu Registrierung, Portalbetrieb, Hosting, Freigaben, Cookies, Logfiles und allgemeinen Betroffenenrechten.