Datenschutzhinweise zu Manuskript-Precheck und KI-gestützter Verarbeitung

1. Verantwortlicher

Plenty Media GmbH, Nelkenstr. 12, 86920 Denklingen, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Jan Mark.
E-Mail: info@verlagsregister.com

2. Wann diese Hinweise gelten

Sie gelten, wenn du auf verlagsregister.com ein Manuskript für den Precheck hochlädst, den Bestätigungslink nutzt, ein vorbereitetes Buchprojekt registrierst oder zuordnest und anschließend Funktionen wie Manuskriptanalyse, Exposé-Vorschläge, automatische Schlagwörter, PDF-Erstellung oder Verlagsvorschläge nutzt.

3. Verarbeitete Daten

• Kontakt- und Profildaten: Anrede, Vor- und Nachname, Autorenname/Pseudonym, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse sowie später Konto- und Logindaten.
• Projekt- und Manuskriptdaten: Titel, Kategorie, Genre, Format, Manuskriptdatei, Umfang, Fertigstellungsangaben und weitere von dir gemachte Projektangaben.
• Verarbeitete Inhalte und Ergebnisse: ausgelesener Manuskripttext, Textauszüge, technische Prüfergebnisse, inhaltliche Einordnung, Bewertungen, Scores, Tags, Exposé- und Verlagsvorschläge sowie Jobstatus.
• Einwilligungs- und Nachweisdaten: bestätigte Dokumentversionen, Zeitpunkt und technischer Status des Vorgangs.
• Sicherheitsdaten: IP-Adresse während der Anfrage sowie HMAC-Hashes von IP- und E-Mail-Adresse und ein Hash des Dokuments für Limits und die Erkennung identischer Wiederholungen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Precheck, Konto- und Projekterstellung sowie Mentor-Leistungen: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung des Nutzungsvertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Versand und Prüfung des Bestätigungslinks: sichere Kontoerstellung und Zuordnung des Projekts, Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie lit. f DSGVO.
• Schutz des kostenlosen Prechecks: Verhinderung automatisierter Massennutzung, Sicherung von Verfügbarkeit und Kostenkontrolle, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und wirtschaftlich tragfähigen Betrieb des Angebots.
• Protokollierung von Bedingungen und Datenschutzhinweisen: Nachweis der vereinbarten Version und Erfüllung rechtlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

5. Ablauf vor der Kontoerstellung

Nach dem Upload wird die Datei technisch validiert und Text für den ausdrücklich angeforderten inhaltlichen Precheck extrahiert. Bei positivem Ergebnis wird eine temporäre Vorregistrierung angelegt und ein persönlicher Bestätigungslink versandt. Zu diesem Zeitpunkt kann noch kein öffentlich sichtbares Autorenprofil bestehen.

Der Link ist 48 Stunden gültig. Wird er nicht rechtzeitig genutzt, kann der Vorgang nicht mehr abgeschlossen werden; die temporäre Vorregistrierung, das hochgeladene Manuskript und zugehörige Precheck-Jobs werden im regelmäßigen Bereinigungslauf entfernt.

6. Schutzlimits und Pseudonymisierung

Für die Limits wird die IP-Adresse nur während der Anfrage verarbeitet. In der Schutztabelle speichern wir daraus und aus der normalisierten E-Mail-Adresse kryptografische HMAC-Hashes; das dafür verwendete Geheimnis wird getrennt gehalten. Zusätzlich wird ein nicht umkehrbarer Dokument-Hash gespeichert. So können wir Limits anwenden und identische Wiederholungen erkennen, ohne E-Mail oder IP dort im Klartext abzulegen.

Ein HMAC-Hash ist ein pseudonymes Datum und wird weiterhin geschützt. Die Einträge der Schutztabelle werden nach 48 Stunden regelmäßig gelöscht.

7. KI-Dienstleister und Datenübermittlung

Für KI-gestützte Funktionen setzen wir spezialisierte Dienstleister ein, derzeit insbesondere OpenAI Ireland Ltd. beziehungsweise verbundene OpenAI-Unternehmen. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Textinhalte, Auszüge und Projektangaben. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage vertraglicher Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Soweit ein Drittlandbezug besteht, nutzen wir geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen.

API-Ein- und Ausgaben werden nach den für unser Unternehmenskonto geltenden Einstellungen nicht zum Training öffentlich angebotener Modelle verwendet. Eine vorübergehende Verarbeitung zur Bereitstellung, Sicherheit und Missbrauchskontrolle des KI-Dienstes kann nach dessen vertraglichen Regelungen erfolgen.

8. Speicherung nach der Registrierung

Nach erfolgreicher Bestätigung werden Projekt, Manuskript und Ergebnisse deinem Autorenkonto zugeordnet. Sie bleiben gespeichert, solange das Projekt oder Konto besteht oder bis du sie löschst, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen. Technische Protokolle speichern wir nur so lange, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich sind.

9. Sichtbarkeit und Übermittlung an Verlage

Ein neu erstelltes Projekt ist zunächst privat. KI-Verarbeitung, Precheck und die Erstellung eines Exposés bewirken keine automatische Veröffentlichung. Erst wenn du die Sichtbarkeit im Verlagsnetzwerk oder eine konkrete Einreichung gesondert freigibst, werden die dafür vorgesehenen Projekt- und Profildaten für berechtigte Verlage sichtbar beziehungsweise übermittelt.

10. Automatisierte Entscheidungen

Precheck, Ratings und Match-Vorschläge sind automatisierte Orientierungshilfen. Sie entfalten keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen dich nicht in vergleichbar erheblicher Weise im Sinne von Art. 22 DSGVO. Du entscheidest, welche Vorschläge du übernimmst und ob du dein Projekt freigibst oder einen Verlag kontaktierst.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zugriff erhalten nur intern zuständige Personen und technisch erforderliche Auftragsverarbeiter, insbesondere Hosting-, E-Mail-, Datenbank-, Sicherheits- und KI-Dienstleister. Verlage sind erst Empfänger, wenn du eine entsprechende Sichtbarkeit oder Einreichung aktiv freigibst.

12. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zur Wahrnehmung deiner Rechte genügt eine E-Mail an info@verlagsregister.com.

13. Weitere Informationen

Ergänzende Informationen zu Hosting, Cookies, allgemeinen Portal- und Kontodaten, Empfängern und deinen Rechten enthält die Datenschutzerklärung für das Autorenportal .